Innovate or Die #8: IT-Dienstleistungen erfolgreich einkaufen

Kauf dich glücklich!

Wenn es um das Thema Einkauf geht, stehen mehrere Fragen zur Debatte. Zunächst die anfängliche Überlegung: Warum soll eine Änderung erfolgen und warum jetzt. Kein Projekt sollte gestartet werden, ohne zu wissen, welches die zu lösenden Probleme sind. Dann gilt es herauszufinden, in welchem Bereich die Probleme gelöst werden bzw. Veränderungen stattfinden sollen.

Why Change, Why Now?

Ein Produkt kann IT-konzentriert oder kundenzentrisch sein, d.h. entweder sollen beispielsweise neue Softwaresysteme implementiert oder die Userfreundlichkeit erhöht werden.

Handelt es sich um ein IT-basiertes Projekt, geht es vor allem darum, Hintergrundprozesse effizienter zu gestalten, zu automatisieren und Kosten zu senken. Ist es ein Business-orientiertes Projekt, stehen oftmals Dinge wie mehr Reichweite oder eine verbesserte Ansprache von Kunden im Fokus.

Je nachdem, was im Fokus steht, macht es Sinn, einen Prozess als RFP oder MVP basiertes Projekt zu starten. 

Ein RFP (Request for Proposal) hat Sinn, wenn

• standardisierte Prozesse involviert sind
• Projekte nicht kundenzentrisch sind
• Produkte detailgenau passen müssen
• der Scope der konstante Faktor ist
• man an viele gesetzliche Vorschriften und Normen gebunden ist
• im Back End gearbeitet wird

Ein MVP (Minimum Viable Product)-orientierter Prozess hingegen wird angestrebt, wenn das Projekt

• kundenzentriert ist
• auf ständig neue Änderungen reagiert werden muss
• Zeit als konstanten Faktor hat
• im Front End verankert ist

Mittlerweile gibt es bei kundenzentrierten Softwarelösungen nur noch eine sehr geringe Halbwertszeit. Entwicklungen sind teils innerhalb weniger Monate überholt.

Wenn ich kundenzentrisch denke, akzeptiere ich Unsicherheit. (Boris Lokschin | Co-CEO Spryker)

Das macht die MVP-orientierte Umsetzung wesentlich sinnvoller. Denn ist man von Anfang an auf ein festes Ergebnis versteift, verpasst man schnell, mit Änderungen mitzugehen und schießt sich so selbst vom Markt. Es gilt: Der bedeutendste zu handhabende KPI ist – Zeit. Wartet man mit Entwicklungen zu lange, werden Probleme größer und teurer, getroffene Entscheidungen keinesfalls besser. Man sollte also so schnell wie möglich weg von der Theorie ins Machen kommen.

Oh, Tannenbaum!

MVPs verlangen viel Planung und Steuerung. Wichtig ist, Prozesse in kleine Teilabschnitte herunterzubrechen. Zudem sollten compelling events, also Meilensteine und Deadlines, gesetzt werden. Je konkreter das compelling event, desto besser. Auch die Notwendigkeit und das Ziel des Projekts müssen klar formuliert sein. Fehlt die Notwendigkeit, werden nur Ressourcen verschwendet. Ein informiertes Einkaufverhalten ist ausschlaggebend.

Sich wie ein Weihnachtsbaum vollzuhängen mit Lizenzen ist heutzutage keine gute Alternative. (Boris Lokschin | Co-CEO Spryker)

Berater, die sagen können, welche Produkte nötig sind, können viel Geld sparen – auch wenn die anfängliche Investition in die Beraterleistung hoch scheint. Das Risiko eines falschen Einkaufs ist wesentlich kostspieliger, als Experten an der Seite zu haben.

Generell kann man bei MVP-gesteuerten Prozessen nicht mit einem fixen Budget rechnen. Entweder müssen als Konsequenz Budgetpuffer vorhanden sein oder die Bereitschaft bestehen, beim Projekt Abstriche zu machen.

Drei Faktoren, die eine Rolle spielen

• Zeit (Timeline)
• Budget
• Scope

Die Timeline wird optimiert durch KPIs, compelling events und kleine Arbeitsschritte.

Der Scope kann im Auge behalten werden, indem eine klare Rollenverteilung herrscht und es einen Projektverantwortlichen, bzw. einen Owner, gibt. Steuerungsboards können Sinn haben, wenn man mit Externen arbeitet. Gut ist es aber, Teams möglichst übersichtlich zu halten. Kommunikationslinien werden dadurch strukturierter.

Um abschließend ein Projekt zu bewerten, spielen wiederum die drei Metriken Zeit, Budget und Scope eine Rolle. Generell gilt: Lieber in kleinen Schritten vorgehen und regelmäßig Erfolge messen. Das hält motiviert, spart Ressourcen und macht agil im Einkauf.

Darüber sprechen wir mit Boris Lokschin

Im Innovate Or Die Podcast werden diese Themen rund um kundenzentrierten Einkauf behandelt (Links führen zum Track):

• • • 00:00 – 03:04 | Vorstellung und Einführung ins Thema
    • 03:05 – 06:40 | Diese Vorüberlegungen sind entscheidend
    • 06:41 – 10:29 | Welche Rolle Metriken im Einkauf spielen
    • 10:30 – 11:36 | Wie Einkaufsteams zusammengesetzt werden
    • 11:37 – 17:01 | RFP vs. MVP – was passt zum Unternehmen?
    • 17:02 – 24:23 | So erstellst Du sinnvolle Timelines
    • 24:24 – 33:16 | Timelime optimieren – Stakeholder managen
  • BONUS (nur Patreon-Nutzer) | Praxiseinblick: Einkaufsprozess bei Spryker
  • BONUS (nur Patreon-Nutzer) | Alles auf Anfang: so misst Du den Einkaufserfolg

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Moderatoren

Über Boris Lokschin: Als Co-CEO von Spryker Systems verantwortet Boris Lokschin die internationale strategische und produktseitige Entwicklung des Betriebssystems Spryker Commerce OS. Sein Fokus liegt neben dem Produkt und dem Business Development auf dem Partnerökosystem, dem Aufbau der internen Schulungs- und Dokumentationsabteilung sowie der Leitung der Sales Teams. Boris schaut dabei auf 15 Jahre relevanten Track Record im E-Commerce- und Technologie-Geschäft zurück. Als erfolgreicher Serien-Unternehmer sowie in Führungsposition bei einem NASDAQ gelisteten Konzern, konnte er in über 200 digitalen Großprojekten wertvolle Erfahrungen sammeln.

Über Joel Kaczmarek: Joel Kaczmarek ist Gründer und Chefredakteur von digital kompakt, einem Online-Magazin zur Digitalwirtschaft. Zuvor leitete er vier Jahre die Fachpublikation Gründerszene und verfasste die erste Biografie über die drei Internetunternehmer Alexander, Marc und Oliver Samwer.

Vorherige Ausgaben

Auf den Geschmack gekommen? Klasse, hier findest Du die letzten Folgen des Podcasts:

• • • Innovate or Die #7: 5 Best Practices Tips für Deinen IT-Team-Aufbau
    • Innovate or Die #6: Case Study: digitale Transformation der Metro
    • Innovate or Die #5: IT-Budgets: wie verhandele ich richtig?
    • Innovate or Die #4: Digitale Transformation mittels Greenfield-Ansatz meistern

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