Innovate or Die #9: Wie Du zum Meister des Projekttetris wirst

22. Januar 2020 Podcasts 0
Innovate or Die  #9: Wie Du zum Meister des Projekttetris wirst

Bei ihrem IT-Podcast “Innovate or Die” sprechen Boris Lokschin und Joel Kaczmarek über das Projektmanagement und die strategische Steuerung im IT-Bereich, um Methoden für digital orientierte Unternehmen abzuleiten. In dieser Folge erklären die beiden, inwiefern es klug ist, mehrere Projekte auf einmal in Angriff zu nehmen.

  • Paralelles Projektmangement – Pros und Contras

    Ein einzelnes Projekt erfolgreich zu organisieren und den Überblick zu behalten, ist bereits schwer genug. Doch was, wenn mehrere Vorhaben zu erledigen sind? Sollte ich mehrere Projekte auf einmal bearbeiten? Der Vorteil liegt auf der Hand: Richtig organisiert führt die parallele Bearbeitung wesentlich schneller zu Ergebnissen.

    Die Nachteile sind: kurzzeitig höhere Belastung und der erhöhte Ressourcenverbrauch. Außerdem wird die Fehleranalyse umso komplizierter, je komplexer der Aufgaben-Koloss anschwillt.

    “Wenn ich zwei, drei, vier Dinge auf einmal ausgetauscht habe und irgendwas funktioniert nicht, kann ich es nicht klar zurückführen auf ein konkretes System.” (Boris Lokschin | CEO Spryker Systems)

    Wie gut sich Projekte kombinieren lassen, hängt dabei sehr von ihren Eigenschaften ab, meint Boris. Generell gilt: Je kleiner die einzelnen Projekte sind und je weniger sie miteinander verzahnt sind, desto einfacher lassen sie sich parallel bearbeiten. Eine denkbar ungünstige – wenn auch oft versuchte – Kombination ist für Boris etwa die Entwicklung eines Shops und die zeitgleiche Neueinführung oder Ersetzung eines Enterprise Ressource Planning-Systems (ERP).

    “Die Entwicklung von Shop und ERP-System sind beides sehr komplexe Themenblöcke. Gerade in einer Warenwirtschaft, die ja super tief reinschneidet in alle möglichen Prozesse. Das ist eine rote Ampel für Parallelisierung” (Boris Lokschin | CEO Spryker Systems)

    Shop und Produktinformationsmanagement System (PIM) lassen sich besser kombinieren. Beide sind zwar immer noch sehr komplexe Systeme, aber weit weniger Abteilungen der Firma wären bei der Entwicklung betroffen.

    Sehr gut im Projektmanagement kombinierbar sind für Boris Shop und Content-Management-System. Beide Systeme können recht gut verzahnt werden, arbeiten jedoch weitestgehend autark voneinander.

    Projektmanagement: Hierauf solltest Du achten

    Paralleles Projektmanagement ist immer mit erhöhtem Aufwand und Komplexität verbunden. Boris empfiehlt deswegen Parallelisierung nicht als Approach-Standart zu betrachten. Solltest Du Dich dazu entscheiden es auf’s Projekttetris ankommen zu lassen, gibt es für Boris drei Faktoren, die während der Planungsphase den Ausschlag geben:

    • Scope & Fokus
    • Budget
    • Zeit

    Vieles wird bereits in der Planungsphase entschieden. Eine klar zentralisierte Projekt-Struktur ist wichtig. Der Chef muss stets den Überblick über das große Ganze behalten und die Zuständigkeiten klar verteilen. So verhindert er, dass diese unklar sind.

    Trotzdem brauchen die einzelnen Abteilungsleiter Freiräume innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs. Deshalb solltest Du in Betracht ziehen, für diese Positionen externe Heads hinzuzuziehen, welche bereits Erfahrung mit Projekttetris haben.

    “Die wenigsten Leute haben Migrationsprojekte gemacht, noch weniger Leute haben parallele Projekte gemacht und noch weniger Leute haben diese parallelen Projekte in einem Programm zeitlich und budgetär übereinander gelegt. Darum kann es sich lohnen, Externe hinzuzuziehen.” (Boris Lokschin | CEO Spryker Systems)

    Eine weitere essenzielle Empfehlung von Boris: die einzelnen Teilbereiche separieren. So verhinderst Du, dass Probleme in einem Bereich das gesamte Projekt zum Stillstand bringen. Um die einzelnen Abteilungen trotzdem effektiv miteinander abzustimmen, rät Boris zur Schaffung eines Steering Committees und – gerade in der finalen Phase – eines War Rooms, in dem alle beteiligten Bereiche zusammenkommen.

    Das führt zu besserem Reporting und erlaubt realistischere Planung. Wer Probleme frühzeitig erkennt, kann rechtzeitig gegensteuern und Puffer setzen. Denn auch beim bestorganisierten Projekt gilt für Boris: Selbst wenn es nur ein unerwarteter Urlaub oder Krankheitsfall ist: Dinge werden schief gehen.

    “Ich muss darauf gefasst sein, dass egal wie gut der Plan ist: Es wird so Themen geben und die wird es zu managen gelten” (Boris Lokschin | CEO Spryker Systems)

  • Darum solltest Du reinhören

    Dieser Podcast gibt Dir einen guten Überblick, über die Kunst mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren. Du verstehst…

    • …wo die Stärken und Schwächen von parallelem- und sequenziellem Projektmanagement liegen
    • …welche Eigenschaften Deines Projektes über die Herangehensweise entscheiden sollten
    • …welche Projektarten Du gut kombinieren kannst und welche nicht
    • …welche Best/Worst Practices es gibt
    • …welche Rolle Incentivierung spielen kann
    • …worauf Du bei der praktischen Umsetzung achten solltest
    • …warum Dich trotz aller Planung immer Überraschungen erwarten werden

    Last, but not least: Nach dieser Folge weißt Du, wie Du zum Multitasking-Kraken des Projektmanagements aufsteigst

  • Darüber sprechen wir mit Boris

    Im Innovate Or Die Podcast werden diese Themen rund um Projekttetris behandelt (Links führen zum Track):

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Dauer: 35 Minuten

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Bildmaterial: digital kompakt


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