Selbstorganisation: 5 Tipps für kreative Chaoten

Joël Kaczmarek: Hallo Leute, hier ist Joël und Hand aufs Herz. Wer von euch ist denn so richtig organisiert? Also ich bin es so teils teils, würde ich sagen. Und wenn man das aber nicht ist, dann gibt es Menschen, die einem dabei helfen können, das zu werden. Und die haben schlaue Tipps parat. Und so einen Mensch habe ich heute in der Folge. Und zwar die liebe Gabi Behr. Gabi sagt, sie ist beruflich Chaos-Zähmerin, weil sie ist nämlich Unternehmerin, die sich darauf spezialisiert hat. Selbstständigen, vor allem Neurodiversen. Weil vielleicht kennt ihr das, wenn ihr so ein bisschen ADHS habt oder irgendwie besonders kreativ seid, dann tut euch so Struktur und Ordnung vielleicht so ein bisschen schwer. Ja, denen hilft sie. Und das heißt natürlich, dass sie die besten Tipps und Tricks kennt, wie man denn eigentlich produktiv ist. Ich habe sie mal gefragt, wollen wir da nicht mal so eine Top 5 machen? Sie hat gesagt, ja, sofort komme ich in die Show. Wir reden heute also über fünf Dinge, mit denen du dich besser organisierst. Wir werden über sowas wie Timeboxing sicherlich reden, über Prokrastination. Also da kommt so einiges mit auf den Tisch. Von daher, wenn du unorganisiert bist und das ändern willst mit kleinen Hacks, dann bist du hier genau richtig. Und that being said, liebe Gabi, schön, dass du da bist. Hallo.

Gabi Behr: Hallo, lieber Joël. Ich freue mich sehr, dass ich da sein darf. Danke für die Einladung.

Joël Kaczmarek: Bist du selber denn damit geboren, sozusagen gut organisiert zu sein oder hast du dir das hart antrainieren müssen?

Gabi Behr: Ich glaube schon, dass ein Teil von mir ganz schön selbst organisiert ist. Aber auch ich habe tatsächlich Züge an mir, die schlimm sind, sage ich mal so. Also meinen Küchentisch darfst du dir jetzt nicht angucken. Da stehen sämtliche Sachen drauf rum und liegen rum. Die müssen einfach irgendwie immer mal weg organisiert werden. Aber sie erinnern mich daran, dass ich das jetzt tun soll. Im Prinzip bin ich doch schon ein recht strukturierter und organisierter Mensch.

Joël Kaczmarek: Ja, das Prinzip habe ich aber auch, dass ich Sachen liegen lasse, damit ich noch dran denke. Genau. Und andere Menschen in meinem Umfeld macht es dann verrückt. Und vielleicht kannst du ja nochmal ganz kurz auch zu dir beschreiben, wenn du sagst, du bist Chaos-Zähmerin, was zähmst du denn genau?

Gabi Behr: Ich denke, ich sortiere das... Das innere und das äußere Chaos, das Business-Chaos von Selbstständigen, was sie ablenkt, was sie davon abhält, strukturiert und fokussiert zu sein und einfach mit klarem Kopf zu arbeiten. Und wie du schon sagtest, oft sind es neurodivergente UnternehmerInnen, mit denen ich zusammenarbeite. ADHS-Hirn braucht einfach eine andere Zuwendung als ein neurotypisches Gehirn. Too many tabs open, zu viele Baustellen. Gefühlt ganz viele lose Enden, die du irgendwie hast und nicht zusammengeknüpft kriegst. Ungeklärte Prios, impulsive Handlungen, innere Unruhe auch oftmals und dieses Gefühl, ständig hinterherzuhinken. Genau, und dann komme ich ins Spiel und bin so eine Art ... Accountability-Partnerin, helfe dann dabei, Ordnung in dieses Gedankenblitzkarussell, sage ich mal, zu bringen und versuche ein Gerüst zu schaffen oder das machen wir gemeinsam, dass wir da was erarbeiten, das sie unterstützt, strategisch die Woche zu planen, das Jahr, das Quartal in die Umsetzung zu starten und natürlich auch das Allerwichtigste dran zu bleiben, damit sie mit Klarheit und Fokus ihre Projekte auch abschließen können und nicht immer neue anfangen und sich halt nicht ständig verzetteln.

Joël Kaczmarek: Bist du denn dann so eine Dauerbegleiterin von den Menschen oder machst du einmal ein Setup, machst drei Monate Einführung und dann bist du wieder weg?

Gabi Behr: Mal so, mal so, aber überwiegend bleibe ich schon lange dran. weil es einfach nicht weggeht. Also die Menschen brauchen einfach Unterstützung und die Unterstützung, die biete ich ihnen, indem ich einfach lang genug mit dabei bin und einfach, das ist Teil der ganzen Zusammenarbeit. Deswegen bin ich so als Accountability da mit dran, diese Verbindlichkeit auch mit ihnen aufzubauen und damit die Ziele, die wir miteinander vereinbaren. vereinbart haben oder aufgesetzt haben, dann auch umzusetzen. Und ich habe einen Claim, der heißt Chaos raus, Klarheit rein. Und das ist eigentlich so das Ganze. Also bei manchen dauert es länger, bei manchen weniger lang. Und ja, sehen wir mal.

Joël Kaczmarek: Na gut, also wir haben ja für heute gesagt, fünf Orga-Tricks sollen wir kennenlernen. Was heißt denn das eigentlich für dich? Organisiert sein, Organisation. Was gehört denn da so dazu?

Gabi Behr: Tatsächlich, was ist Organisation überhaupt, ist eigentlich sehr leicht zu erklären, denn Orga heißt nicht, irgendwie alles hübsch aufzubauen, zum Beispiel in Trello oder Notion. Das bringt dich nicht weit, sondern es heißt tatsächlich, sich selbst zu enablen, Entscheidungen zu treffen, den Fokus zu halten und halt dieses Dranbleiben an dem eingesetzten Ziel.

Joël Kaczmarek: So, na gut, komm dann, lass uns doch mal in Medias Res gehen. Also gar nicht lang schnacken, Kopf in den Nacken. So, erster Trick, was ist das bei dir? Du hast mir erzählt, eine Wochenstruktur zu schaffen statt einer To-Do-Liste. Erzähl mir mehr.

Gabi Behr: Ich persönlich arbeite am allerliebsten mit einer Wochenstruktur, also statt mit diesen endlosen Tageslisten. Ich setze mich montags morgens hin und plane meine aktuelle Woche und die folgenden zwei Wochen grob. So weiß ich, was kommt, was passiert. Das gibt mir eine Orientierung und reduziert auch so eine innere Unruhe, dieses, was passiert überhaupt, nicht wissen, was ansteht und halt reduziert halt einfach das Chaos im Hirn. Wenn du aber einer bist, der lieber mit To-Do-Listen arbeitest, dann habe ich noch einen ultimativen Tipp, nämlich, den ich auch sehr, sehr schätze und liebe. Schreib dir statt einer Endlos-Liste eine Liste der nächsten Schritte. Also, was ist der nächste konsequente Schritt? der nach Aufgabe X passieren soll. Überleg dir vorher, setze dich hin, überleg dir vorher so eine logisch abfolgende Aneinanderreihung von Aufgaben. Da musst du nicht erst überlegen, was ist, wenn ich Aufgabe X abgeschlossen habe, was wäre die nächste? Damit ist dieses Risiko, sich zu verzetteln, einfach weg. Wenn du eine Aufgabe hast, was fällt mir jetzt ein? Angebot verschicken zum Beispiel. Du nimmst nicht einfach nur das Wort Angebot verschicken da rein, sondern Angebot als Vorlage duplizieren. Ein nächster Schritt wäre, den Inhalt von dem neuen Kunden da einzufügen, einen Mailtext vorzubereiten, den Versandtermin dieser Mail dann im Kalender notieren zum Beispiel. Aber was mir noch? spontan dazu einfällt. Wenn du auch nur To-Do-Listen schreiben möchtest, ohne diese konsequenten Schritte danach, sehe ich es immer wieder, dass jemand einfach nur zum Beispiel Webseite draufschreibt. Deswegen ist meine Empfehlung, immer noch ein Verb mit dazu zu schreiben oder noch ein Detail mehr, zum Beispiel Webseite, Text für Startseite überarbeiten.

Joël Kaczmarek: Was ist denn an der To-Do-Liste schlecht, dass du sagst, eine Wochenstruktur ist stattdessen besser?

Gabi Behr: Ich mag es lieber. Das ist einfach mein persönliches Ding. Ich habe nichts gegen To-Do-Listen. Das Thema ist nur eine To-Do-Liste, die kann dich einfach so erschlagen, weil die einfach so voll ist. Die lassen sich auch gar nicht so leicht abarbeiten, weil so viele Themen ja noch liegen bleiben. Wenn du heute irgendwie einen Punkt A hast, dann dauert es manchmal ja auch noch, dass du von jemandem eine Info bekommen musst, die dann erst am Freitag kommt und dann steht der ganze Punkt die ganze Woche über auf deiner To-Do-Liste, ärgert dich tierisch, weil du es innerlich vom Gefühl her nicht abgearbeitet kriegst.

Joël Kaczmarek: Und hast du dann bestimmt das Tool, was du benutzt? oder ist das Tool eigentlich egal? Also du könntest jetzt sagen, weiß ich, Asana, ClickUp, Monday, you name it oder doesn't matter.

Gabi Behr: Ist egal. Hauptsache, du fühlst dich damit wohl. Also ich bin sowieso überhaupt gar niemand, der dir ein Tool aufdrücken möchte oder ein System aufdrücken möchte. Wir reden sowieso individuell über die Art, wie du am liebsten arbeiten möchtest. In dieser Art, wie du dich wohlfühlst. Finden wir irgendeine Lösung. Ob das ein Tool ist oder tatsächlich eine normale Liste, die du handschriftlich schreibst oder im Handy irgendwie abhaken kannst mit dem Ping-Ton. Das ist mir Wurst.

Joël Kaczmarek: Gut. Trick 1, Wochenstruktur statt To-Do-Liste. Kommen wir zu Nummer 2, Fokusfenster definieren. Was steckt dahinter?

Gabi Behr: Ja, das ist auch eine meiner liebsten Aufgaben oder Ideen. vielmehr, weil ich liebe das Thema Zeit. Ich hasse Zeitverschwendung und liebe es, Zeit zu haben. Meine Empfehlung ist, deinen Arbeitstag auch nach deinen Vorlieben zu gestalten, nämlich auch in verschiedenste Zeitfenster zu unterteilen, dass du zum Beispiel einen Fokuszeitraum... und eine Kommunikationsphase hast. Also wertschöpfend in so einer Deep-Work-Situation arbeitest, wo du wirklich gar nicht erreichbar bist, wirklich konzentriert arbeitest. Und da erhebe ich immer gern den Zeigefinger mahnend und sage, kein Social Media Scrolling, keine andere Ablenkung, wirklich nur diese Konzentration. Und als zweite Phase dann diese operative Phase, wo du für die Kommunikation offen bist. Das Angenehme des Ganzen ist, dass dein Gehirn nicht zwischen verschiedenen Modi hin und her springen muss. Bei einer Unterbrechung dauert es einfach ziemlich lang, dass du wieder auf dasselbe Konzentrationsniveau kommst wie vor dieser Unterbrechung.

Joël Kaczmarek: Hast du noch so einen Tipp, wie man diese Disziplin hält? Also wenn du sagst, keine Social Media Ablenkung, das ist ja immer so ein bisschen, hast du jemanden pegen, guckst doch drauf. Gibt es da irgendwie so Wege, wie du die Leute sozusagen accountable dafür hältst?

Gabi Behr: Natürlich sage ich immer so schlaue Sachen wie Handy auf Flugmodus stellen in dieser Phase einfach, Tür zu, Fenster zu, damit du nicht irgendwie Lärm von außen hast. Meinetwegen auch gerne dir Noise-Canceling-Kopfhörer aufsetzen. Was ich tatsächlich mache, um mich selber in so einen Flow zu bringen, das ist so lustig und albern eigentlich, aber ich koche mir immer denselben Tee und nehme meine Teekanne mit an meinen Schreibtisch, trinke immer aus derselben Tasse und wähle sie in der Spülmaschine noch. Dann ist aber auch noch die Not, dann muss ich mich für eine andere Tasse entscheiden und höre immer dieselbe Playlist, so eine Chill-Out-Musik-Playlist, weil ich mich mittlerweile konditioniert habe, dass ich in dem Moment, wo ich diese Töne höre und diesen Tee auf meinem Tisch dampfen sehe, in so eine Deep-Work-Phase schon alleine reinkomme. Das ist so ein bisschen Pavlovscher Hund.

Joël Kaczmarek: Okay, also so Rituale im Prinzip schaffen. Macht total Sinn, weil es dann glaube ich so eine Aktivierung startet im Kopf. Okay, cool. Dritter Trick. Prokrastination umdrehen. Da bin ich jetzt ja mal neugierig.

Gabi Behr: Aufschieberitis. Was ist es? Eigentlich ist es ein Alarmsignal von deinem Körper an dich, weil einfach... Oh Mann, es gibt so viele Dinge, wo wir null Bock drauf haben. Also die sind einfach so furchtbar unbequem. Und Steuererklärung zum Beispiel. Die Frage, die ich meinen Kunden, Kundinnen stelle, ist einfach, was genau schiebst du gerade auf? Warum machst du das? Wenn wir dann verstanden haben, worum es geht, was eigentlich das Dilemma dahinter ist, dann drehen wir diese Aufgabe am liebsten ein bisschen um. Also so dieses Gefühl, ich kriege es nicht hin. Oder auch die Frage nach, bin ich schlecht? Oder bin ich vielleicht faul? Die Frage, die drehen wir dann um. Indem wir uns die Frage stellen, was genau fehlt mir, damit ich jetzt starten kann und eben nicht in diese Prokrastination komme, dass du einfach dich befähigst, womit starte ich jetzt, was ist das kleinste Übel, dass es einfach schon mal so, damit es losgeht.

Joël Kaczmarek: Ist ganz smart, sozusagen eigentlich mal zu hinterfragen, warum bin ich sozusagen im Leerlauf und kriege keinen Gang eingelegt. Und ich habe auch mal so ein ganz lustiges Erlebnis gehabt, da sollte meine Frau auf einer Hochzeit irgendwie ein Bild malen, hat so eine weiße Leinwand da gehabt und dann saß neben ihr irgendwie eine Cousine oder so eine Art, glaube ich, nahm so einen Stift und tippte mit so einem Punkt auf ihr Ding drauf und sie guckte sie so völlig verwirrt an. So, hier, jetzt sitzt sie nicht mehr vorm weißen Blatt, jetzt hast du sozusagen schon mal was zum Anfangen. Und dann dachte sie, ach geil, und dann zack, konnte ich losmalen. Das glaube ich total, dass es dieses Phänomen manchmal gibt, wenn Sachen so überwältigend und groß wirken oder man hat Angst, was falsch zu machen, sie dann aufzubrechen. Ja, klasse. Vierter Trick. Entscheidungs-Pingpong stoppen. Also, ich mag ja Pingpong, aber das ist anscheinend kein gutes.

Gabi Behr: Doch, eigentlich schon, aber es hat nicht so wirklich was mit Sportlichkeit zu tun.

Joël Kaczmarek: Es geht darum... Auch wieder um so ein Grübelthema.

Gabi Behr: Irgendwie lähmt uns manchmal dieses gesamte System, diese ganzen Aufgaben, alles drumherum. Was muss ich alles schaffen? Und im Zweifel sitzen wir zu Hause, allein im Homeoffice und zerdenken Dinge. Viele Selbstständige, egal in welcher Ausprägung, sind so stuck in, in diesen Grübelschleifen. Kommen wir davor, noch zurück. Und dann gehe ich hin. Arbeite mit diesen klaren Entscheidungsfenstern. Kannst du dir vorstellen, wie Lichtschalter an, Lichtschalter aus. Es geht darum, jetzt gerade in dieser Situation eine Klarheit zu kriegen, um weiterkommen zu können und damit du aus diesem Grübelmodus rauskommst. Da einfach dieses Entscheidungsfenster, sich selbst sozusagen accountable zu halten und zu sagen, so, ich entscheide mich jetzt. Heute ist das eine gute Entscheidung. Einfach eine Situation, die momentan gut passt und damit eben wieder Raum im Kopf auflöst und wieder ein neuer Raum sich findet. Und so ein bisschen irgendwie wie Verkehrsstau. Also der sich dann auflöst. Vor allen Dingen eben mit dem Wissen, ich entscheide mich jetzt für den akuten Moment und eben nicht fürs ganze Leben. Also das ist ja auch wieder dieser Elefant im Raum. Das ganze Leben, oh mein Gott, das ganze Business, oh mein Gott, es ist immer alles so viel und so voll. Und ja, für eine kleine Mini-Entscheidung geht es immer irgendwie.

Joël Kaczmarek: So, einer fehlt noch, nämlich dein fünfter Trick. Planung ist gleich Selbstfürsorge. Sorge ist aber doof, Mensch, Gabi.

Gabi Behr: Sorge im Sinne von Fürsorge. Das hat... Eigentlich was mit diesem mentalen Druck zu tun, den ich vorher erzählte, eben, dass dieser Entscheidungsprozess mit, was will ich? ja, nein, vielleicht, in welche Richtung muss ich jetzt? Und sich dann zu entscheiden und zu sagen, oh Gott sei Dank, diese Last ist von mir gefallen. Darum geht es eben auch mit dem Thema Planung. Wenn du planst, dann soll es ja kein Zwang sein, dem du dich selber aussetzt, sondern es ist einfach nur so, ich sag mal, ein netter Akt der Selbstfürsorge, irgendwie ein Geschenk an dich selbst. Wenn du selber gut planst oder klar planst vielmehr, dann schützt du dich selbst, indem du nämlich schaust, dass du dich nicht überforderst. Wenn du getrieben bist die ganze Zeit, weil andere deinen Kalender vollfüllen und nicht du selbst. dann brennst du auch irgendwann aus. Wenn du dir einfach mal freitags, zum Beispiel freitags nachmittags, kurz vorm Feierabend, 20 Minuten Planungszeit in deinen Kalender schreibst und dich dann auch dran hältst und dir einfach anguckst, was ist nächste Woche? Was habe ich? Da sind wir wieder bei Schritt 1, nämlich Wochenstruktur. Was habe ich nächste Woche vor? Dann ist das Resultat, du hast weniger Stress am Wochenende, weil du heute schon weißt, also am Freitag schon weißt, was du am Montag tun wirst und nicht dich. überstürzt Montagfrüh in deinen Kalender schmeißen musst und gucken musst, oh mein Gott, ich hätte eigentlich in Stuttgart sein sollen. Planung nimmt den Druck raus. Raub dir aber nicht die Freiheit, sondern schenk dir einen Spielraum.

Joël Kaczmarek: Aber sag mal, wenn normalerweise deine Kunden häufig so neurodiverse sind und dann sagst du zu denen, hey, du kannst dich besser organisieren, indem du mehr planst. Dann sagen die doch, Gabi, hast du einen an der Bimmel? Ich bin doch bei dir, weil ich nicht gerne plane. Ich bin kreativ. Das kommt aus mir heraus. Ich mache, was ich will. Lebe den Moment. Hurra. Und dann sagst du, nee, plan mal mehr. Wie kriegst du das denn vermittelt?

Gabi Behr: Das ist eben genau dieses Thema, dass wir miteinander arbeiten. Wenn ich jemandem... der eben genauso kreativ ist. Anfang des Jahres sage, am Jahresende treffen wir uns wieder und bis dahin hast du einfach mal, bis du die Planung durchlaufen, die wir da gesagt haben, dann wird das nicht passieren, weil immer wieder irgendwelche Abzweigungen genommen worden sind. Und ich bin eben genau dafür da, als Sparringspartnerin stehe an deiner Seite und wir regeln das organisatorisch irgendwie miteinander. Also bei mir gibt es zum Beispiel montags einen Wochencheck-in, freitags frage ich, was hat geklappt, was hat nicht geklappt, warum. Wenn es sein muss, frage ich noch mal rein. Hallo, es ist Mittwoch. Wink in die Kamera, bevor wir sprechen. Und genau, dafür bin ich eben auch da. Bei mir gibt es jetzt nicht so dieses Thema mit, wir vereinbaren am Montag dann irgendwie auch noch einen Call miteinander. Und du musst jetzt warten bis zum nächsten Call, bevor irgendwie was los ist. Sondern wir haben natürlich immer die Möglichkeit, miteinander zu telefonieren, WhatsApp zu schicken oder irgendeinen anderen Messenger-Dienst zu nehmen. Einfach mal, bevor du eben in dieses, ich habe gerade, vor, eine Abzweigung zu nehmen, weil in meinem Gehirn schon wieder sich eine neue Idee kreiert hat. Gabi, was hältst du davon? Dann sprechen wir kurz und dann gucken wir, ist das eine gute Idee, passt das in diese Gesamtstrategie oder ist das eine scheiß Idee, lassen wir die mal lieber sein.

Joël Kaczmarek: Dosierst du so Planungen eigentlich auch? Weil ich hätte jetzt so ein Erlebnis, ich habe mit meiner Freundin Maria irgendwie zusammengearbeitet und dann sagte die, guck mal hier, so ein Wochensprint, lass mal Aufgaben einschreiben und dann gib mal Sprintpunkte dazu. Und ich sage, hä, was denn Sprintpunkte? Ja, du könntest jetzt natürlich sagen, wie viele Tage kostet das oder wie viele Stunden, aber es ist immer besser, wenn man sich das nicht in so Lasten überlegt von Zeit, sondern du versuchst sozusagen, Zeit, die es kostet. und wie anstrengend ist das, was du da tust, alles in so ein Scoring zusammenzunehmen. Also es gibt hier irgendwie 1, 2, 3, 5, 8. 8 ist richtig anstrengend. ist relativ easy. Was würdest du jetzt sagen, diese Aufgabe, wo ist die? Und das fand ich ganz interessant, weil sie noch meinte, naja, dann kannst du dir in der Woche auch eine Summe bilden. Du wirst merken, du wirst immer nur so bei 21 rund ungefähr surfen. Ich bin ja dann immer so, okay, Challenge accepted, jetzt will ich natürlich 42 haben. Aber ich fand das schon mal ganz logisch. Arbeitest du auch so, dass du, wenn du planst, dass du ein bisschen auch mit Dosierung arbeitest?

Gabi Behr: Nein, also jetzt machen wir das nicht mehr in einem Punktesystem, sondern es geht darum, Eben das nicht als Belastung zu empfinden, sondern die Freude dabei zu finden. Und wenn du mehr Freude an einer Aufgabe hast, dann machst du sie mit einer viel einfacheren Leichtigkeit. Und dann bringst du sie auch meistens schneller zu Ende, machst dir so leicht wie möglich.

Joël Kaczmarek: Okay, also die fünf Tricks der Gabi Behr für mehr Organisation. Erstens, Wochenstruktur statt To-Do-Liste. Zweitens, definiere dir Fokusfenster. Drittens, drehe Prokrastination um. Viertens, stoppe das Entscheidungs-Ping-Pong. Und fünftens, Planung ist gleich Selbstfürsorge. Ja, dann ganz herzlichen Dank, liebe Gabi. Bin mal gespannt, wie so die Resonanz hier drauf ist und auf das du vielen Menschen geholfen hast, organisierter zu werden. Ich habe ja auch einiges mitgenommen. Dir erst noch viel Erfolg weiterhin.

Gabi Behr: Danke dir.