Messenger Mastery: Wie kommuniziere ich gut auf Slack, Teams & Co.?

Joël Kaczmarek: Los geht's Hi Five-Leute, Hier ist Joël und herzlich willkommen zu einem neuen Money Monday. Und ich habe wieder den Lieben. Erik Pfannmöller zu Gast. Denn Erik, der ist ja spezialisiert darauf, wie man gute Firmenkultur baut. Denn mit der Culture Code Foundation hat er eine Spezialberatung aufgebaut. Genau zu diesem Thema, weil er irgendwann an den Punkt kam, Dass ihm ein sehr Käufer seines Unternehmens gesagt hat, dass sein Team signifikant besser funktioniert als das andere. So, da dachte ich, okay, krass, jetzt will ich von Erik lernen, wie man gute Kultur baut, Weil. Es zeigte sich nämlich, dass es an seinem Kulturverständnis liegt, warum seine Firma so gut funktioniert, hat. Und vielleicht erinnerst du dich, ich verlinke das auch nochmal unten in den Shownotes, In der letzten Folge haben wir nämlich darüber geredet, Wie funktionieren gute E-Mails? Also, wie schreibe ich? Vernünftige E-Mails, dass das Team gut damit arbeiten kann? Und heute machen wir den zweiten Teil, Wir reden über Messenger. Also mal drüber zu sprechen, wenn Ihr Sowas wie Slack, Teams und Co. benutzt, wie man die am besten einsetzt, damit alles möglichst reibungslos und gut funktioniert. That being said, lieber Erik, Moin Erstmal hallo, schön, dass Du wieder da bist.

Erik Pfannmöller: Hallo Joël, freue mich wieder bei dir zu sein.

Joël Kaczmarek: Bist Du denn selber Messenger-Nutzer, By The way? Nimmst du hier deine eigene Medizin?

Erik Pfannmöller: Ja, natürlich. Ich glaube, man muss erst mal sagen, was ist überhaupt? Messaging? Und jeder von uns kennt Messaging. Jeder benutzt WhatsApp. Und WhatsApp per Definition ist ein Messenger. Und im Geschäftskontext ist es typischerweise Microsoft Teams oder Slack oder auch Google Chat, Je nachdem, in welcher Sphäre man unterwegs ist. Aber der große Unterschied zu E-Mails ist, dass Dinge gruppiert sind und die heißen auch Social Messenger, weil man eben anders miteinander interagieren kann. In gewisser Art und Weise ist es ja wie in sozialen Netzwerken. Und das ist auch der Kern von Messaging, dass es eine andere Art der Kommunikation ist, die aber, wenn Sie gut gemacht ist, total signifikant besser performt als die E-Mails, die schon 30 Jahre alt sind.

Joël Kaczmarek: Gut, verstanden. In deiner E-Mail-Folge war, Glaube ich, sogar der letzte Hinweis, den du gegeben hast, Dass man sich unbedingt einen Messenger anschaffen sollte. Also, ich habe sogar schon ganz extreme Gäste hier gehabt, die haben gesagt, E-Mail ist bei mir komplett tot, nutze ich für berufliche Sachen gar nicht, sondern nur Messenger. Also es ist auch, sage ich mal, Best Practice schon, einen Messenger überhaupt einzusetzen, richtig?

Erik Pfannmöller: Definitiv ist das so, und ich glaube, E-Mails kann man nicht wegdenken, Weil E-Mails sind nach außen ein extrem kompatibles, perfekt funktionierendes System. Das heißt, E-Mailing mit extern, Total klar. Die meisten Kunden, die wir haben, sagen intern wollen wir die Hauptkommunikation über den Messenger machen. Und das ist auch gut, weil es ist ein neues Tool und das funktioniert gut. Es hat seine Daseinsberechtigung.

Joël Kaczmarek: Okay, also. Wir lernen schon mal zu unterscheiden zwischen interner und externer Kommunikation. Und dann lass uns doch mal rein starten, weil. Wir haben ja heute sowas wie die zehn Gebote sozusagen. Für gute Messenger-Kommunikation uns als Thema gesetzt. Wir können ja immer so ein bisschen Why, How, What bisschen mäßig rangehen, dass wir sagen, okay, warum so? Wie mache ich das und worauf kommt es an? Was ist denn so das Erste, was du sagst, was wichtig ist, wenn Du mit einem Messenger über Messenger kommunizierst?

Erik Pfannmöller: Wenn wir diese Sachen in Unternehmen präsentieren und das vielleicht vorab für die Messenger-Gebote, Wir machen das immer ganz praktisch. So die Sachen, die eigentlich jeder wissen sollte, aber die eigentlich keiner drüber, spricht. Und ich fange mal an mit No Hello. Sag nicht Hallo und dann wartest du und tippst deine Nachricht, weil der andere sieht ja die Nachricht vielleicht schon und wartet dann, während du tippst sozusagen auf das, Was kommt. Und das ist ja genau das Gegenteil von Effizienz, sondern... Das ist jedem von uns schon mal passiert. Joël, Du lachst. Per WhatsApp passiert das privat oft. Hallo, Ich wollte dich mal was fragen, und ich öffne mein Telefon und warte. Okay, jetzt muss ich warten, bis du deine Nachricht getippt hast. Das heißt, einfach nur Hallo zu schreiben, macht keinen Sinn.

Joël Kaczmarek: Also, es geht wahrscheinlich, wenn ich es richtig verstehe, darum, dass Leute halt gerne so diese Staccato-Nachrichten machen, dass du so sagst, hallo, neue Nachricht, Ich habe mal eine Frage, neue Nachricht, Wir saßen auch letztens in diesem Projekt, neue Nachricht. Und dann kriegst du halt einen riesigen Inbox und Wartest die ganze Zeit, bis es sich so runterkaskadiert, ne?

Erik Pfannmöller: Genau, Und jetzt hast du direkt schon die erste Sache mit der zweiten kombiniert. Weil oftmals schreiben Leute nur Hallo. Also No, Hello ist ganz klar so ein Best Practice. Und da würde ich direkt die Überleitung machen und sage, Eine Nachricht pro Thema. Also keine fragmentierten Nachrichten. Denn es gibt ja dieses Tolle Merkmal, und das führt uns dann gleich noch weiter, dass man so mit Threads antworten kann. Das heißt für die, die sich nicht so auskennen mit Messaging-Tools, Du hast eine Nachricht und dann kannst du zu dieser Nachricht wie in einem Thread, wie in Reddit oder wie in so einem Forum antworten. Da zu diskutieren und jeder weiß, worum es geht. Wenn man aber einen Gedanken in vier oder fünf verschiedene Nachrichten packt, worauf soll ich dann antworten? Und deswegen ist es ganz klar. Dieses schreib keine fragmentierten Nachrichten, sondern eine Nachricht sollte sowas wie eine E-Mail sein, Ein durchdachter Gedankenguss, der an sich ein Thema bearbeitet.

Joël Kaczmarek: Ich weiß, glaube ich, was du meinst, weil. Wir haben in unserer IT-Agentur, als wir unseren Relaunch gebaut haben, haben wir so einen eigenen Kanal gehabt auf Slack. Und dann habe ich so eine Nachricht geschrieben. Hey, guck mal, Ich bin nochmal durchgegangen, die noch offenen Sachen und hab so zwölf Dinge aufgelistet, durchnummeriert. Und dann haben wir gethreaded. Also im Prinzip auf die Nachricht kannst du dann draufklicken? Und dann kommt sozusagen Kommunikation nur zu dieser Nachricht in so einem Seitenfenster. Also wir hatten Slack in unserem Fall. Und ich glaube, es fiel denen total schwer. Oder die ganze Kommunikation war total. edgy, Dadurch, dass du halt zwölf Themen hattest in einer Nachricht. Und man musste dann mal schreiben, so zu siebtens. Es ging schon irgendwie, aber ich weiß, was du meinst. Es ist natürlich deutlich sauberer, wenn man so ein Kommunikationsstück und ein Thema hat, wie bei E-Mails eigentlich auch.

Erik Pfannmöller: Genau und zum Thema fragmentierte Nachrichten. Genau das, was du beschreibst, das gibt es oft im Sinne von, Ich habe doch fünf Punkte, über die wir sprechen wollen. Und was ich dann immer mache oder was wir beibringen, ist, schreibe diese Nachricht. komplett. Aber sende sie in fünf einzelne Nachrichten ab, die an sich geschlossen sind. Und dann kannst du zu Punkt 1 den Thread eröffnen, zu Punkt 2, den Thread eröffnen, zu Punkt 3. Diese Unterkommunikation haben. Und das ist etwas, Das kann E-Mail nicht. In gewisser Art und Weise kann man das emulieren mit E-Mails, Aber das ist einer der großen Vorteile in diesen sozialen Tools, dass man sagen kann, hey... Wir sprechen über das Thema, und dann kannst du ja auch Leute mentionen. Du kannst sagen, Hey du, liebe Person, guck, doch hier mal kurz rein. Du kannst Dinge verlinken, du kannst Files hochladen und Du kannst Dinge miteinander connecten. Du kannst Querverlinkungen machen. Zu anderen Gesprächen, wo man so per Klick drauf, also in ein anderes Gespräch reinspringen kann. Und das funktioniert dann besonders gut, wenn man eben keine fragmentierten Nachrichten oder abgeschlossene Nachrichten hat.

Joël Kaczmarek: Ja, weil, und ich finde, da hast du total recht, wenn von den zwölf Sachen jetzt noch drei offen sind... Dann viel Spaß bei 40 Nachrichten, die in dem Thread gelandet sind, rauszuarbeiten. Okay, hat der schon irgendwas zu Nummer 10 geschrieben? Warte mal, nein, während wenn du natürlich jeden einzelnen hast, Bei WhatsApp kennt man diese schöne Funktion, Wenn Du mit dem Finger, so rüber Swipes und Antwortest auf eine Nachricht, dann siehst du halt sofort, Gibt es ein Thread zu dem Thema? Oh ne, gibt es nicht. Und dann kannst du da sozusagen In Medias RES gehen. Und By the way, das ist auch für mich einer der Gründe, warum ich WhatsApp. Zum Beispiel für viele berufliche Kontexte irgendwie ein schwieriges Tool finde. Weil wir haben das in unserem Business Club eingesetzt. Und also A sieht ja irgendwie jemand, der später reinkommt, nicht die Vergangenheit. Das finde ich ein bisschen blöd. Und B. Hast du aber nicht diese Threading-Funktion. Die hast du nur, wenn du eine Community machst und dann auch nur im Ankündigungsspace. Also eigentlich kann es WhatsApp, aber für die normalen Cases wird es nicht benutzt. Und ich glaube, jeder kennt das, wenn er an irgendwelchen Elternchats alleine schon ist. Dann so das Buffet vom Kindergarten und alle dann so.

Erik Pfannmöller: WhatsApp ist super, weil es eine Marktdurchdrängung von gefühlt 100 Prozent hat, vielleicht so 98 Prozent. WhatsApp funktioniert super, Aber genau das, was du beschreibst, ist eben der Unterschied zwischen einem privaten Tool und einem geschäftlichen Tool. Stell dir vor, du hast diese zwölf Punkte wirklich als zwölf einzelne Nachrichten geschrieben. Und dann gibt es dazu Threads, wo ihr die ausdiskutiert. Und dann könntest du ja als der Schreiber sowas wie einen Haken dran machen, Wenn das Thema bearbeitet ist und einen X oder so ein Baustellen-Icon, den mag ich nach dem Motto, das ist noch Work in Progress. Und schon hat jemand visuell eine Übersicht über die Struktur und Kommunikation. Und wir werden in der nächsten Folge über Kommunikation sprechen, generell, nicht sozusagen Messaging. Die Struktur ist wichtig und diese Struktur im Kopf zu haben. Und alles, was wir hier gerade beschreiben. Wir haben am Anfang gesagt, schreib nicht, Hallo, keine fragmentierten Nachrichten. Wir werden gleich über das Thema Threading nochmal kurz sprechen. Das ist alles eine Art Struktur, weil wenn man sich vorstellt, Alle rufen, was in einem Raum, wie so einen Klassenraum in einer Firma, dann geht das unter. Du musst eigentlich nur wissen, wo findest du was und wie sortierst du die Kommunikation? Dieser Messenger oder diese Messaging-Funktionalität in einem Business-Messenger wie Slack oder Teams, Die sortiert Kommunikation. Und das ist der große Trick, in dieser vielen Kommunikation, die existiert, in dieser Flut nicht zu ertrinken, Sie zu strukturieren. Ich wollte es nur noch mal ganz klar sagen, immer Threads benutzen. Es gibt Menschen, und ich meine das gar nicht. böse, weil es ist einfach schwierig, das richtig zu machen, Die Antworten im Hauptkanal auf eine Nachricht. Wenn du das einmal machst, wie soll dann die andere Person... Darauf Antworten und Bezug nehmen, weil in diesem Thread, da werden. ja, also der Hauptkanal, wenn man sich das so vorstellt, Da gibt es ja den Kanal Marketing-Team oder Vertrieb oder Projekt-Team XY oder Scrum-Team AB. In dem Hauptkanal sollten nicht viele Nachrichten kommen, also nur so die wichtigen. Und dann sollten die eigentlichen Diskussionen in den Threads stattfinden, wenn man darüber nachdenkt. Das ist wie so, hey, ich muss dieses Thema besprechen. Wenn du aber einen Hauptkanal hast, wieder der Elternchat, Das ist das eigentliche Problem mit dem Elternchat, der zumindest Kinder hat. Oder in einer Chatgruppe mit vielen Leuten in einem Verein ist, Da ist manchmal so viel los, dass man es gar nicht schafft, das mitzulesen. Und wenn das passiert, dann ist man, oh, Ich lese es ja gar nicht mehr mit. Und dann ist es irgendwie overwhelming. Und dann hört man ja ganz oft, ja, das ist mir zu viel, da passiert mir zu viel in dem Kanal. Das will man verhindern und deswegen immer Threads benutzen.

Joël Kaczmarek: So, gut. Also wir fassen zusammen. Kein Hallo, fragmentierte Nachrichten vermeiden und unbedingt Threads benutzen. Was ist noch so wichtig?

Erik Pfannmöller: Jetzt kommen wir in den sozialen Bereich. Irrelevante kanäle verlassen. Es ist ganz einfach, jemanden hinzuzufügen, zu einem Kanal. Das funktioniert ja, so, du hast einen Kanal mit einer bestimmten Gruppe, zum Beispiel Marketing-Event XY könnte jetzt ein Kanal oder ein projektspezifischer Kanal sein. Und dann fügst du jemanden hinzu aus einem Nicht-Marketing-Team. Zum Beispiel jemand aus dem Vertrieb, der da vielleicht mal unterstützen soll. Wenn die Person drinnen bleibt, dann kriegt sie immer wieder die Notifications, immer wieder sozusagen die Nachrichten. Das heißt, Die Vertriebsperson, die in den Marketingkanal reinkommt, soll ihn wieder verlassen. Und das ist wichtig, und das muss man sich als Habit machen. Das ist aber eine soziale Hürde. Das ist die gleiche Hürde. Wir haben ja auch über Meetings gesprochen. In Meetings haben wir gesagt, Verlasse irrelevante Meetings. Das kostet dich Zeit und keinen Aufwand mehr. Und genauso musst du die Kanäle verlassen. Wenn man das bis zu Ende denkt und jede Person in 20 andere Kanäle reingezogen wird, Auch wenn sie nur kurzfristig relevant waren, dann hat man irgendwann dieses, oh, da passiert wieder, was, da passiert, was, kommt diese Informationsflut. Wenn ich nicht im Marketing-Team bin, gehe ich wieder raus aus dem Kanal. Gleichzeitig muss die Person die Leute reinholen, auch überlegen, Will ich die Person wirklich reinholen in den Kanal? Gleichzeitig ist Kommunikation wichtig. Man hat ja Angst, dass die Kollegen denken, man hat kein Interesse. Deswegen sollte man, bevor man einen Kanal verlässt, Wichtig ist bevor, weil danach kann man keine Nachrichten mehr schreiben, Eine nette Nachricht schreiben. Vielen Dank, Liebe Kollegen, dass Ihr mich in den Kanal reingehabt, habt. Ich habe das Gefühl, das ist nicht mehr relevant für mich. Deswegen verlasse ich den Kanal. Wenn ihr mich wieder braucht, könnt Ihr mit einem Ad-Menschen mir jederzeit eine Notification schicken. Ansonsten fokussiere ich mich auf meine Arbeit. Das ist jetzt so ein Standardsatz. Aber wenn man manchmal die Nachricht immer wieder so schreibt, dann kommt das nicht falsch an. Und es ist nur professionell.

Joël Kaczmarek: Hast du vielleicht noch einen Tipp, was die Kultur angeht? Weil ich glaube, dieser Habit, aus einem Meeting rauszugehen, was mich nicht betrifft, bei einer E-Mail die Leute zu bitten, sich zu DCC'en... Bei einem Slack-Messenger oder bei einem Messenger zu sagen, der Kanal ist für mich nicht relevant. Ich glaube, das hat bei vielen Leuten den Effekt, dass Sie so das Gefühl haben, Leute vor den Kopf zu stoßen. Und ich frage mich gerade, was braucht es kulturell, dass einem das nicht übergenommen wird und dass es für alle fein ist und dass es gelebte Praxis ist?

Erik Pfannmöller: Das Wichtigste ist Vertrauen in meine eigene Fähigkeit und Vertrauen, dass meine Kollegen das Positive sehen. Und gleichzeitig ist es aber auch Kommunikation. Wenn ich natürlich, Und das hat jeder schon mal gesehen in einer WhatsApp-Nachricht, wenn jemand einfach aus einer Gruppe rausgeht. Manchmal ist man in einer Gruppe mit Freunden und man geht raus und denkt, oh, Der Gruppe hat die Gruppe verlassen. Der mag uns wohl nicht mehr. Das ist die normale soziale Interpretation. Das heißt, dieses Vertrauen auf, okay, das ist nur professionell. Und deswegen, was kann die Person tun? Eine positive, proaktive, ehrliche, wertschätzende Nachricht schreiben. Wertschätzende Kommunikation ist wichtig. Hey, VIELEN Dank, Ich glaube, Ihr macht hier einen Super Job. Ja. Aber ihr macht den Job am besten ohne mich weiter bei diesem Marketing-Event, weil ich habe auch einen Job zu tun. Und das Ganze nicht wie, Es ist blöd, was ihr tut, sondern Du danke, ich bin raus. Ich glaube, das ist wichtig. Und wir sagen ja, unsere Mission bei der Culture Code Foundation, unsere Firma ist ja, wir fördern positive, Wertorientierte Verhaltensweisen. Wenn man das bis zu Ende denkt, dann ist das alles, was die Basis ist. Gutes Miteinander und ein effizientes Arbeiten.

Joël Kaczmarek: Bei mir war es ja oft so, wenn ich gesehen habe, jemand ist aus einem Kanal rausgegangen, dass ich das immer als so einen Weckruf nehme. Ja. Dass der damit irrelevanter geworden ist. Also, dass der an Bedeutung verloren hat. Würdest du das auch so sehen oder ist das vielleicht eine Fehldeutung?

Erik Pfannmöller: Fehldeutung. Es gibt Studien, Wir haben uns sehr viel mit dem Thema auseinandergesetzt, Die sagen, Menschen, die viel E-Mails schreiben und bearbeiten, sind weniger effizient in ihrer Arbeit. Es geht nicht darum, viele Nachrichten zu schreiben, sondern es geht darum, klug zu kommunizieren. Also, es gibt ja den Fehler Erster und den Fehler. Zweiter Art in jedem Algorithmus. Man kann ja den Fehler machen, dass man zu lange in unwichtigen Kanälen ist oder dass man zu früh aus wichtigen Kanälen aussteigt. Menschen machen typischerweise den Fehler, dass sie zu lange in irrelevanten Kanälen drin sind. Und deswegen sagen wir, geh lieber raus. Wenn was wichtig ist und Leute dich brauchen, dann werden Sie das Add-Zeichen machen. Wir kommen noch zum Mentioning und werden sagen, hey, lieber Joël, ich brauche dich hier. Weil so funktioniert Messaging. Genauso wie in einer E-Mail, Wenn ich jemandem was schicken will, dann muss ich das an ihm schreiben, weil ich nicht davon ausgehe, dass er im Marketing-Team ist. Und wenn du das Beispiel von vorhin mit dem Vertriebler für ein Marketing-Event brauchst, dann kannst du nicht davon ausgehen, dass der alles zum Event wissen muss, sondern wenn er Spezifisches wissen muss, musst du ihn fragen. Deswegen, wenn man sich definiert über, Ich möchte dabei sein, Verliert man vielleicht an Relevanz. Aber wenn man sich definiert über, Ich möchte meinen Job gut machen, Dann sollte der Vertriebler nicht in allen Marketing-Event-Kanälen drin sein.

Joël Kaczmarek: Achso, ich habe es doch umgekehrt. Aus Sicht des Kanals eher gedacht, dass der Kanal irrelevant ist, wenn Leute dort aussteigen. Aber ich glaube, trotzdem hast du recht, dass es eine Fehlwahrnehmung ist, weil es glaube. Ich nur bedeutet, dass die Person aus diesem Kanal keinen Mehrwert zieht oder in der Rolle nicht gebraucht wird. Heißt ja, nicht, dass der ganze Kanal Obsolet ist.

Erik Pfannmöller: Aber deine Interpretation ist richtig. Wenn Menschen einen Kanal nicht gut finden und da rausgehen, dann ist das ja nur ein Marktfeedback.

Joël Kaczmarek: Na, toll, siehst du jetzt zweimal daneben gelingen. Okay, machen wir lieber weiter, Erik.

Erik Pfannmöller: Sehr gut.

Joël Kaczmarek: Lass uns doch vielleicht auch mal als nächstes Gebot, so ein Stück weit über die Ausgestaltung der Kanäle reden. Also, du hast ja jetzt gesagt, rausgehen, wenn Sie nicht relevant sind. Wie würdest du Sie denn konfigurieren?

Erik Pfannmöller: Wir haben da drei Themen, die ich gern gleich zusammenfassen würde. Zum Thema Kanäle. Zuallererst, Es gibt ja das Thema sozusagen, Du hast einen Workspace und ein Workspace hat permanente Kanäle. Announcement, Infos, Der heißt, vielleicht sowas wie Social. Jedes Department hat ein Team. Die sind einfach da. Das ist der Kommunikation für ein Team. Marketing, Vertrieb, Finance, HR. Wo dann jeweils immer die relevanten Leute drinnen, sind. Aber dann ist ganz klar ein Best Practice, dass man innerhalb von Teams offene, themenspezifische Kanäle macht. Zum Beispiel Marketing-Event. Das habe ich absichtlich vorhin so gesagt. Wenn du im Marketing ein bestimmtes Event organisierst, Dann sollte ein konkretes Event zeitlich begrenztes Projekt in einem eigenen Kanal behandelt werden. Und nicht im Standard-Marketing-Kanal, Weil da nur die super Wichtigen fürs Marketing relevanten Themen sind. Und zum Beispiel kann man das lösen, wenn man sagt Projekt XYZ So mit dem Suffix oder Event-Unterstrich beim Kanalnamen. Und dann weiß jeder, dass es wie ein E-Mail betrefft, wenn man sich das vorstellt. Wenn ich lese Projekt XY, dann weiß ich, Darum, geht's, nur wenn ich den Namen sehe. Und der zweite Fehler, den die Leute machen, ist, die geschlossen zu machen. Das heißt, Fünf Leute arbeiten an einem Thema zusammen und machen eine private Chatgruppe auf. Mit Peter, Paula, Joël und Erik. Aber eine geschlossene Gruppe in diesen Messagern ist geschlossen, Die ist privat. Da kannst du nicht eine fünfte Person so einfach reinholen, und du kannst auch Nachrichten daraus nicht so einfach teilen, weil es eben eine private Konversation ist. Und deswegen ist es ganz klar, so, mach einen offenen, themenspezifischen Kanal. Es sollte nichts zu Verheimlichen geben in Arbeitschats oder projektrelevanten. Chats. Der große Vorteil ist, dass du dann dritter Personen sagen kannst, das haben wir hier besprochen. Hier sind Informationen dazu. Und du kannst Leute dazuholen. Deswegen offene, Themenspezifische Chats.

Joël Kaczmarek: Wie entscheidest du denn? Ich finde es erstmal eine interessante Art, so einen Messenger zu sehen, weil ich wäre auch, glaube ich, Immer in die Krankheit verfallen, das so globale Kanäle zu machen und keinen spezifischen. Aber es ist ja so, dass wenn du ein Projekt auf der Arbeit hast, dass du in der Regel auch ein Projektmanagement-Tool hast. Also, weiß ich, ein Asana, Ein ClickUp, Monday, irgendwas von Atlassian, You name it. Und wie entscheidest du denn, ob eine Kommunikation zu einem Projekt jetzt in deinem Messenger liegt oder in deinem Projektmanagement-Tool?

Erik Pfannmöller: Das ist eine strategische Firmenentscheidung, wie du das machen willst. Jetzt sind wir bei einer anderen Dimension von operativer Arbeit, wenn die ganze Firma in Asana arbeitet. Und alle wissen, dass ein Kommentar in Asana eine E-Mail triggert, die man bearbeiten muss. Dann ist es vollkommen. okay, in Asana. Zum Beispiel als Kommunikations-Tool zu arbeiten. Es ist aber oft so, dass es auch Kommunikation runter... Es gibt zum Beispiel Projektmeetings. Und wenn du Projektmeetings hast, dann hast du zum Beispiel Notizen. Oder dann schreibst du da was rein. Und ich glaube, dass es oftmals gut ist, einen Kommunikationskanal zu haben und einen Arbeitskanal. Und in dem Kommunikationskanal zum Beispiel Ankündigungen zu machen. Hey, wir haben doch unser Projektmeeting XY am nächsten Tag. Ich muss das Mal verschieben. Wer hat Zeit? Das kannst du nicht einfach in Asana kommunizieren, weil es da keine Gruppenchats gibt. Da kannst du Sowas wie... Konkret auf eine Aufgabe bezogen, sagen, Hey, du, ich finde das gut, passt das so. Das heißt, Es gibt die übergeordnete Kommunikation, Die würde ich in dem Kommunikationstool machen und dort einfach links verschicken. Zum Projektmanagement-Tool.

Joël Kaczmarek: Finde ich einleuchtend, weil da hast du natürlich recht, Projektmanagement-Tools benutzt man eher so taskbasiert und zu einzelnen Aufgaben. Wenn man so globalgalaktisch was zum Projekt sagt, ist das dann so ein bisschen schwierig, dass man da so ein Wasserloch hat, wo man das alles sieht. Ist dann quasi eine sinnhafte Erweiterung. Okay, aber lass uns dann doch mal weiter. robben, weil du hast ja eben das Thema Mentions schon so ein Stück weit aufgegriffen.

Erik Pfannmöller: Das waren drei Kanalkonfigurationen oder Kanalspezifika. Das erste war offene, Themenspezifische Kanäle. Das Zweite ist, Ich nenne Es No-Mention, No-Reaction. Und das ist, was Neues mit diesem Ad und deinem Namen. Fast jeder Messenger, Du drückst das Ad, wie von der E-Mail-Adresse Und dann fängst Du an, J-O zu tippen, und da kommt Joël. Und dann sagst du Ad Joël, und dann wird das meist farblich hinterlegt. Oder Fett oder blau. Und dann kriegst du wie eine Nachricht, eine Notification. Das heißt, dann kriegst du in deiner Glocke, die hat ja jeder oben eine Plus Eins, Und dann weißt du, ja, ihr ist, was passiert, oder du hast es ungelesen. Und wenn man die Logik von MessageRn versteht, wenn du nicht mentionst, dann müssen die Leute nicht reagieren, dann müssen Sie es nur lesen. Und deswegen sage ich No mention, no reaction. Das heißt, Joël möchte mir was mitteilen, dann schreibst du einfach in den Kanal rein. Wenn ich in dem Kanal bin, muss ich ihn lesen. Wenn du möchtest, dass ich etwas tue, solltest du mich mentionen. Hey, Ed, Erik, Bitte mache das bis dahin. Weil ansonsten geht in dieser ganzen Flut von Nachrichten verloren, was ich wirklich tun muss. Und da ich selbst einstellen kann, ob ich Benachrichtigungen bekomme, Kann man typischerweise nicht ausstellen oder sollte man nicht ausstellen, dass man bei Ad-Benachrichtigungen keine Benachrichtigung kriegt. Und dieses No Mention, No Reaction ist die Übersetzung von der physischen Anwendung. Hallo Joël, Mach das BITTE zu... Hey Joël, hier, HAND heben. Du musst mal gucken und mal lesen. Und was tun.

Joël Kaczmarek: Ich habe so eine Hypothese und da würde mich mal interessieren, wie sich das bei dir in der Praxis bestätigt oder falsifiziert. Läuft man Gefahr, dass Leute dann immer jeden. Hans Wurst ad-replyen in dem Wunsch, dass sie das Thema wahrnehmen, So, wie man jeden immer auf CC setzt?

Erik Pfannmöller: Genau, das ist eines der großen Probleme. Und Danke Joël, dass du direkt die Überleitung machst zum nächsten Thema, nämlich... Die dritte Etikette beim Thema Kanälen ist, Es gibt dieses "at ALL mentioning", Wo man sagt: "at Kanal". Und wieder, Ich vergleiche das mit diesem Meeting-Kontext. Du hast das Meeting zum Projekt XY. Und da sind jetzt vielleicht auch 10 oder 20 Leute drin in einem Kanal. Das muss ja nicht immer klein sein. Da sagst DU "at all", aber du willst ja gar nicht alle ansprechen. Wir nennen das "limit At All mentioning", Also wenig davon benutzen. Es kann total sinnvoll sein, zu sagen: Hey, liebes Marketing-Team, das hier sind die neuen Jahresziele, die wir haben. Und dann sagst du... Bitte lest das im Detail und bei Fragen, meldet euch. Wenn aber es um Projekt XY geht und ich nur ein To-Do von Joël brauche. Und ich brauche ein To-Do von dem Kollegen, Dann schreibe ich genau diese zwei Leute an mit einem Ad-Mentioning. Alle ansprechen willst, dass alle etwas tun sollen, dann sagst du, hey, lieber jeder macht das bitte. Und wenn du einzelne Personen ansprichst, machst du das. Und jetzt ist die Frage, Wie oft braucht der Marketingleiter von seinem Marketingteam oder der CEO von jedem in der Firma was? Manchmal braucht man das, wo man sagt, hey, wir machen eine Mitarbeiterumfrage, alle sollen das tun. Aber das ist selten. Alles, was wir tun, kommt ja aus unserem Programm. Efficiency Boosting. Es geht um Effizienz. Wenn du zehn Leute mentionst und zehn Leute überlegen müssen, oh, was muss ich denn? kostet das kognitive Energie. Und wenn das nicht einmal passiert, sondern zehnmal oder fünfzigmal am Tag, dann bist du als Mitarbeiter, als Kollege überfordert von Kommunikation.

Joël Kaczmarek: Wenn es früher so war, dass der Erik sich an seine Schreibmaschine setzen musste. Und einen Brief schreiben für jeden, den er sozusagen in dem Gespräch mit einer Frage behältigen wollte, Dann hat sich der Erik das dreimal überlegt. Während wenn er jetzt eine E-Mail tippt, ist halt der Kollege mit CC ganz schnell dabei. Und die Last wandert auf den Kollegen über. Weshalb also wichtig ist, dass der Absender, also in dem Fall der Erik, sich halt gedanken macht, was für Lasten baue ich jetzt hier gerade auf? Bei wem? Also, es ist im Prinzip so eine Verantwortungsübertragung. Und sag mal, wenn wir bei dem Thema schon sind, dann gilt das ja genauso bei den Antworten oder bei den Reaktionen darauf. Also das andere ist ja, wenn ich jetzt sowas teile, dann habe ich ja gerne mal, wenn ich halt viele Leute im Kanal habe, dass ich auch viele Antworten kriege, was auch wieder Aufwand produziert. Was ist denn so dein Gebot dafür?

Erik Pfannmöller: Wir sagen reagieren. Aber nicht redundant. antworten. Eine Reaktion, das kennt jeder von WhatsApp, sind zum Beispiel der Daumen hoch. Hey, kannst du das machen? Ja, kann ich machen. Lieber Papa, kannst du mich vom Bahnhof abholen? Okay, Emoji. Das heißt, diese Emoji-Reaktionen helfen, etwas zu kommunizieren, dass man aber nicht tippen muss. Erstens sind sie schneller für den, der es macht. Und zweitens, wenn du jetzt eine Nachricht an 15 Leute schickst. Im Marketingkanal, wäre es super klug zu sagen... Hey, ich habe hier etwas zu tun. Bitte jeder, der es getan hat, mach doch den Grünen Haken an diese Nachricht. Und dann weißt du, wie viele Haken dran sind. Du siehst auf einen, das ist wie so eine Art Statustracker. Wer hat, was gemacht? Oder wenn Leute einfach was Cooles finden, können Sie diesen Emoji mit diesen Sternaugen machen. Und da gibt es Common Sense, Da gibt es kein richtig oder falsch. Ich bei meiner Firma hatte definiert, Welcher Emoji für die Top 5 Emojis, hatten wir ganz klar definiert, was die bedeuten. Zum Beispiel die Augen-Emoji für, Ich schaue mir das an, ich schaue es mir an. Der Grüne Haken-Emoji für Hab ich gemacht. Klatsch-Emoji für Beifall oder für Kudos. Und den Daumen hoch für ja und den Daumen runter für nein. Und wirklich nur echte Nachrichten schreiben, wenn es echte Informationen gibt.

Joël Kaczmarek: Gut, also, wenn ich jetzt richtig mitgezählt habe, waren wir bei acht geboten. Gibt es noch weitere? Haben wir noch was verpasst?

Erik Pfannmöller: Jawohl, Wir haben noch ein kleines Letztes verpasst. Das steht absichtlich zum Schluss, weil es eine kleine Etikette ist. Nämlich diese Echtzeit-Kommunikationstools. Sie leben ja von Ereignissen. Verfügbarkeiten von Echtzeit. Und wenn ich zum Beispiel in einem halben Tag in einem Workshop bin, dann sollte ich meinen Status anpassen. Auf zum Beispiel den Kopfhörer-Emoji im Sinne von "Ich bin nicht verfügbar". Oder es gibt auch den Do Not Disturb Mode oder Do Not Disturb, Status. Das heißt, wenn ich im Urlaub bin, dann stelle ich mich auf Out of Office. Die kann man diesen Voreingestellte starten, typischerweise. Wenn ich einen Tag im Workshop bin, damit meine Kollegen wissen, ich bin nicht erreichbar, ich werde jetzt auch nicht antworten. heute, stelle ich auf Do Not Disturb. Das heißt, den Status zu aktualisieren, auch Intratag. Es gibt auch Tools, die Connecten deinen Kalender mit deinem Messaging-Tool. Das steht in A Meeting und dann steht teilweise sogar noch die Überschrift, In welchem Meeting? Ich bin, wenn man das so konfiguriert. Das hilft deinem gegenüber zu sagen, wie die Response-Time ist, denn wir kommen zu einem anderen Punkt. Da hatten wir auch beim Thema E-Mails drauf gesprochen. Was ist die typischerweise Reaktionszeit, die man hat auf Messages? Und manche Menschen erwarten, Das kennt jeder vom Privaten, auf WhatsApp. Fünf Minuten Antwort. Eigentlich muss es nicht immer so sein. Das heißt, zu sagen, so bin ich gerade verfügbar, das ist der Status. Und gleichzeitig ist es wichtig, gerade in einer großen Organisation auch sein Profil abzudaten. Dazu gehört ein Bild, der Name. Typischerweise haben wir im Statusfeld, Wer ist mein direkter Vorgesetzter und in welchem Team bin ich? Ah, der ist in dem Team. Ah, das ist seine Aufgabe und der ist der Chef. Ah, den Namen habe ich schon mal gehört. Dann hilft das zur Navigation. Das heißt, den Status und das Profil Updaten macht total Sinn.

Joël Kaczmarek: Da sprichst du was interessantes an, Die erwartbare Reaktionszeit. Wie empfiehlst du denn, sowas auszuhandeln oder wo dokumentierst, orientiert man sowas auch, wie schnell auf Sowas geantwortet werden soll und vielleicht auch, auf was geantwortet werden soll?

Erik Pfannmöller: Das ist firmenspezifisch. Da gibt es einen großen Unterschied. Wir sprechen manchmal mit einem Mittelstandler mit 500 Mitarbeitern und einem Startup mit 30 Mitarbeitern. Da gibt es unterschiedliche Geschwindigkeiten. Grundsätzlich sage ich, Use Common sense. Wenn ich mit einem Kollegen den ganzen Tag hin und her schreibe und der weiß, ich habe keinen anderen Termin, Ich arbeite nur an dem Thema, Dann sollte ich meinen Messenger im Auge haben und sehr schnell reagieren. Wenn ich aber ein anderes Thema habe, wo ich weiß, ja, da war eine Nachricht, Das steht schon drinnen, bis wann ich was von dir brauche. Und das ist eine Woche später. Dann kann ich auch mal eine Nachricht später beantworten. Dann sollte ich vielleicht nur kurz den Augen-Emoji machen, um zu sagen, du, ich hab die Nachricht gesehen. Und wenn der Augen-Emoji drauf ist, weiß ich, weiß der Gegenüber, Derjenige hat aktiv gesagt, ich schaue mir das an. Und in der Nachricht steht drinnen, ich brauch eine Antwort bis in einer Woche.

Joël Kaczmarek: Wie setzt du das durch, Diese Gebote, die du gerade beschrieben hast? Wenn du den einen Kollegen hast, der irgendwie immer meint... Auf Enter zu drücken. Und nicht eine zusammenhängende Nachricht, sondern fünf kleine. Oder der, das mit dem Threading nicht verstanden hat. Oder dann hast du die andere Dame, die Partout Ihr Profil nicht irgendwie updatet, obwohl sie eine Woche im Urlaub ist. Solche Geschichten. Wie sehen so deine Erziehungsmaßnahmen aus?

Erik Pfannmöller: Ich finde es schön, dass du Erziehungsmaßnahmen sagst, weil das ist manchmal wirklich wie in einer Familie mit Kindern. Ich würde nichts von der Folge Appreciation und Feedback zu viel vorwegnehmen, Aber die Antwort ist ganz klar, Feedback geben. Und zwar nett, konstruktiv, positiv, direkt und ehrlich. Und wenn irgendwann das nicht klappt und die Dinge zu groß werden, dann ist es immer noch ein Feedback. Aber dann muss irgendwann in das Feedback eingewoben werden. Vom Vorgesetzten. Und jetzt sind wir wieder bei Leadership Skills. Du, lieber Kollege, jetzt habe ich dir zehnmal Feedback gegeben. Das funktioniert hier nicht. Ich bin nicht sicher, ob wir eine Zukunft gemeinsam im Unternehmen haben, wenn sich die Dinge nicht ändern. Und dann, Und jetzt kommt der große Punkt, Konsequenzen aufzeigen. Vom Projekt abziehen. Vielleicht gibt es dann nicht den Bonus, weil Dinge nicht fassen oder Zielvereinbarungen machen. Ultimativ. Ich will da ganz ehrlich sein. Ich bin ein sehr netter und menschenzentrierter Mensch, Aber Arbeiten in einer Firma ist ein Vertrag. Und zwar Die Firma committet sich jeden Monat zum richtigen Zeitpunkt, ein Gehalt zu zahlen. Und der Mitarbeiter committet sich, einen Job zu machen. Und wenn das Gehalt nicht zum Job passt, Dann haben beide Seiten einerseits ein Kündigungsrecht zu einem Arbeitsvertrag. Und das ist fair. Sowohl Mitarbeiter können das machen, weil die Vertrauen auch, Dass die Firma das Gehalt zahlt und die Firma vertraut, darauf, dass der Mitarbeiter seinen Job macht. Deswegen... Wenn man das in dieser Art von Vertragsverhältnis sieht, dann ist es nur fair, was die Konsequenzen sind.

Joël Kaczmarek: Aber so eskalativ bist du da, dass du quasi ungelungene Messaging-Kommunikation sanktionierst?

Erik Pfannmöller: Wir haben ein ganz klares, Wir machen auch strategische Kulturprojekte, wo wir sagen, Es gibt Kulturveränderungen und manchmal müssen Firmen ihre Kultur verändern. Es gibt das Wort Brilliant Jerks oder Cultural Skunks, also Verbrechen. Brillante, Arschlöcher oder kulturelle Stinktiere. Oder da gibt es ganz viele lustige Namen dafür. Das sind die Menschen, die eigentlich brillant sind, fachlich, Aber die Zusammenarbeit mit ihnen richtig schlecht, ist. Und es gibt viele, viele, viele Studien, die immer wieder zum gleichen Ergebnis kommen, Dass die toxische Zusammenarbeit deutlich schlechter für die Team-Morale ist und für das Team- Oder das Firmenergebnis, Als wenn die Person nicht mehr im Team wäre. Und einer der größten Fehler von Kunden, die wir sehen im realen Leben, ist nicht konsequent zu sein. Bei kulturellen Stinktieren. Es ist leider die Realität. Und ich bin da so konsequent, weil es einfach eine schwierige, aber richtige Entscheidung ist.

Joël Kaczmarek: Gut, Wir fassen nochmal zusammen. Also, wenn ich richtig mitgezählt habe, hatten wir neun Gebote für die richtige Messaging-Kommunikation. Also zum einen kein Hallo, sondern direkt mit dem Thema starten. Dann keine fragmentierten Nachrichten, sondern zusammenhängend und am besten eine Nachricht pro Thema oder ein Thema pro Nachricht. Threads benutzen, Ganz wichtig, um die Kommunikation übersichtlich zu halten. Unrelevante Kanäle verlassen, Also aus den Ausstellungen, die für mich nicht passend sind. Wenn ich Kanäle baue, dann immer offene und subjektspezifische, also themenspezifisch bauen. Wenn ich nicht angesprochen werde, reagiere ich auch nicht. Also die Rolle von Mentions beachten, aber auch dahingehend, dass man nicht zu viele at all Mentionings macht, sondern nur dann, wenn sie sinnvoll sind. Reagieren, aber nicht redundant. antworten. Also im Zweifelsfall lieber mit Emojis, Arbeiten und den eigenen Status oder vielleicht auch so das Profil. updaten, Damit quasi das Team weiß, was Phase ist. Ja, vielleicht noch als zehntes Gebot holt euch einen Messenger. Also überhaupt mal einführen. Dann haben wir zehn, freue ich mich hier gerade. Ist es so das?

Erik Pfannmöller: Das klingt alles so einfach und basal, Aber in der Realität bringen das wenige Leute so auf den Punkt. Und deswegen trainieren wir das und helfen Firmen, das besser zu machen. Ich würde mich so freuen, wenn alle Menschen die zehn Gebote einhalten, im Bereich Messaging, auch im Privaten, im WhatsApp.

Joël Kaczmarek: Cool, Also lieber Erik, ganz herzlichen Dank und bis zum nächsten Mal. Magst Du uns schon ein kleines Sneak? Preview geben, wenn du wieder zu Besuch bist? Worüber reden wir dann?

Erik Pfannmöller: Wir sprechen über das Thema Kommunikation.

Joël Kaczmarek: Na, dann, in diesem Sinne.

Erik Pfannmöller: Ciao.

Intro & Outro Speaker: Danke fürs Zuhören beim digital kompakt Podcast. Du merkst, hier ziehst du massig Wissen für dich und dein Unternehmen heraus. Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcast Plattformen. Und hey, je größer. Wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen. Also erzähl doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns. Bis zum nächsten Mal.