Meeting Mastery: Wie mache ich ein gutes Meeting?

Meetings sind ein zentraler Produktivitätshebel in Unternehmen, und ineffiziente Meetings können erhebliche Zeit- und Ressourcenverluste verursachen. Eine Statistik zeigt, dass 37 % aller Meetings im Durchschnitt 10 Minuten und 40 Sekunden verspätet starten, was zu einem Verlust von vier Arbeitstagen pro Jahr führt. Zudem verbringen Arbeitnehmer durchschnittlich 11 Stunden pro Woche in Meetings, wobei ein Drittel dieser Meetings als unnötig angesehen wird.

Die Frage, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist, sollte stets im Vordergrund stehen. Oftmals können Informationen effizienter per E-Mail oder asynchroner Kommunikation ausgetauscht werden. Wenn eine Entscheidung getroffen werden muss und Input von mehreren Personen erforderlich ist, sollte ein Meeting in Betracht gezogen werden. Dabei ist es wichtig, die Anzahl der Teilnehmer auf ein Minimum zu beschränken und die Dauer des Meetings so kurz wie möglich zu halten.

Eine klare Agenda ist entscheidend für den Erfolg eines Meetings. Diese sollte das Ziel des Meetings, die zu besprechenden Punkte mit Zeitangaben und die erforderliche Vorbereitung der Teilnehmer umfassen. Ohne eine klare Agenda sollte ein Meeting gar nicht erst stattfinden. Die Vorbereitung auf ein Meeting sollte mindestens 50 % der geplanten Meetingzeit in Anspruch nehmen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gut informiert sind und das Meeting effizient verläuft.

Die Meeting-Kultur einer Firma spiegelt sich in der Pünktlichkeit und der Struktur der Meetings wider. Pünktlichkeit sollte strikt eingehalten werden, um Respekt gegenüber den Teilnehmern zu zeigen, die pünktlich erscheinen. Meetings sollten pünktlich beginnen und enden, wobei 10 % der Zeit für eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte und die Festlegung der nächsten Schritte reserviert werden sollten.

Für One-on-One-Meetings gelten ähnliche Regeln, wobei der Fokus auf der gemeinsamen Erstellung und Pflege von Notizen liegt. Diese Notizen sollten von beiden Parteien vorbereitet und während des Meetings aktualisiert werden. Führungskräfte sollten diese Meetings als wertvolle Zeit zur Unterstützung und Motivation ihrer Mitarbeiter betrachten und sie nicht leichtfertig absagen.